Billetterie - Actor Systems

L'ensemble de programmes constituant le système ACTOR permet de gérer complètement les ventes de billets et abonnements, la prise de réservations et toutes les fonctions annexes : gestion des caisses, statistiques de vente, publipostage, etc.

Trois modules fondamentaux sont mis en oeuvre dans le cadre de la gestion quotidienne :

  • Gestion des abonnements
  • Gestion de la billetterie et des réservations
  • Ventilation des journaux de vente

Les descriptions des éléments constitutifs d'une saison (spectacles, plans de salles, représentations, tarifs) sont prises en charge par un programme séparé, généralement réservé à l'administrateur du système, responsable de la location.

Divers modules complémentaires permettent d'établir des statistiques de ventes, des listes d'abonnés et de réservations, d'exporter et importer des données (cas des sites décentralisés non raccordés au serveur de réseau central)...

L'application s'articule autour d'un nombre restreint de fichiers centraux contenus dans le serveur, utilisé pour partager les données entre les différents postes de travail.

On distingue essentiellement cinq fichiers :

  • 'A' : Abonnés, Clients (signalétique conservé d'une saison à l'autre)
  • 'B' : Abonnements (détail de chaque abonnement, remis à zéro à chaque saison)
  • 'S' : Structures d'abonnements (modèles de formules d'abonnements prédéfinies)
  • 'T' : Réservations (détail des réservations de places par client et représentation)
  • 'R' : Représentations (comprenant dates, heures, tarifs et détails d'occupation)

D'autre part, soit pour des motifs liés à la rapidité d'exécution des programmes, soit à cause de la nature même des données, certains fichiers sont enregistrés sur les disques durs des stations de travail : c'est le cas des fichiers contenant l'image des plans de salle et les titres des spectacles (fichier MAP), des libellés de billetterie et abonnements (fichier MLB) et des tarifs (fichier MTA) qui sont mis à jour à partir d'une station prédéfinie et copiés à partir du serveur.

Un fichier d'audit, utilisé également comme journal de caisse (fichier LOG) est mis à jour dans chaque station de travail au cours des transactions : il mémorise, en ordre chronologique, toutes les opérations accomplies : créations, modifications, suppressions, opérations financières, accès aux programmes (entrée et sortie) ainsi que les éventuels incidents.

Enfin, les programmes font appels à des fichiers descriptifs des images d'écran et d'impression dont la mise en page et la langue sont ainsi rendues indépendantes du code exécutable de l'application.

Les limites fonctionnelles de l'application sont les suivantes :

  • 99 stations de travail
  • 8 niveaux de sécurité (profils des opérateurs)
  • 25 langues (dialogue opérateur)
  • 26 organisateurs indépendants (version multiposte complète uniquement)
  • 99 spectacles par saison (pour chaque organisateur)
  • 99 plans de salle différents par saison (pour chaque organisateur)
  • 99 représentations par spectacle
  • 3.776 places par représentation (numérotées ou non)
  • 3.776 places par réservation
  • 12 catégories de prix par représentation (adultes, jeunes, etc.) + 2 catégories 'exo'
  • 9 groupes tarifaires (catégories de prix des places en salle)
  • 16 descripteurs de zones par salle (portes, accès, type, ex. "1er balcon impair")
  • 25 modes de paiement (espèces, chèques, cartes de crédit, etc.)
  • 65.000 abonnements par saison (pour chaque organisateur)
  • 24 spectacles par abonnement
  • 108 prix de vente par série d'abonnement (selon la catégorie et le groupe tarifaire)
  • 65.000 réservations par saison (pour chaque organisateur)
  • 2.000.000.000 adresses en fichier signalétique "Abonnés"
  • 2.000.000.000 adresses en fichier publipostage

En outre, le système offre la possibilité de vendre des groupes de places à prix forfaitaire (hors tarifs), de vendre des places en accès libre (dernière minute, survente, marches d'escalier...) et d'éditer des tickets multiprix pour le solde des places invendues d'une représentation.

L'application est bien entendu entièrement adapté à l'€uro et conserve, pour les utilisateurs des versions antérieures, une totale compatibilité avec les saisons gérées en devises nationales.

Une actualisation régulière des modules opérationnels d'Actor garantit aux utilisateurs de disposer en permanence d'un outil adapté aux exigences commerciales et légales d'une gestion à la fois souple et rigoureuse.

Toujours à l'écoute des utilisateurs, les développeurs d'Actor intègrent de nouvelles fonctionnalités pour répondre efficacement aux besoins nouveaux que chaque application particulière fait apparaître, et cette approche fait d'Actor un creuset où convergent les expériences de nombreux organisateurs de spectacles.

Les utilisateurs sont encouragés à équiper au moins une des stations de travail d'une ligne de télécommunication afin de permettre des téléinterventions de nos techniciens (mises à jour en temps réel, téléassistance, etc.) : ce service étendu est alors assuré sans frais supplémentaires.